Sales Administration Office (SAO) (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Sie führen das Back Office des Key Account Managers selbständig mit allen anfallenden klassischen Aufgaben wie Telefonkontakt, Büroorganisation und mehrheitlich elektronischer Archivierung, Besprechungsorganisation, Schriftverkehr, um den Key Account Manager zu unterstützen und in seiner Abwesenheit die Erreichbarkeit für unsere Kunden sicher zu stellen.
• Sie legen an und pflegen laufend die Vertriebsstammdaten sowie die Angebotsdaten in den jeweiligen DV-Systemen, um stets aktuelle Basisdaten verfügbar zu haben.
• Sie erstellen Standardangebote auf Basis der Vorgaben des Key Account Managers.
• Sie unterstützen den Key Account Manager in der Erstellung von Präsentationen und anderen Aktivitäten im Zuge der Kundenbesuchsvor- und -nachbereitung.
• Sie übernehmen die Sortimentspflege (Abstimmung und Umsetzung der Kunden Endbevorratung, sowie Archivierung der Dokumente und Freigabe zur Werkzeugverschrottung).
• Sie fakturieren Werkzeuge, Muster und Entwicklungsleistungen bzw. erstellen notwendige Gutschriften/Belastungen, Preisänderungen und sonstige Abrechnungen (z.B. Lizenzabrechnung).
• Sie führen täglich den Rechnungsdruck, Rechnungsprüfung und Rechnungsversand aus DEI durch.
• Sie bearbeiten in den „B2B-Portalen“ der jeweils zugeordneten Kunden z.B. Abschlüsse, Bestellungen, Terminpflege, Werkzeugdokumention, etc.
• Messedienst bei europäischen Messen.
• Bearbeitung der eigehenden Muster- und Vorserienbestellungen.
• Kundenansprechpartner bei Abwesenheit des Key Account Manager.
• Betreuung der zugeordneten Auszubildenden/Praktikanten.
• Unterstützung Budget Planung.
• Teilnahme am „Late Invoicing“ und Forderungsmanagement Meeting und Erledigung der sich daraus ergebenden Aufgaben.

Was Sie mitbringen sollten

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und haben erste Berufserfahrung im Sales Administration Office mit Kundenkontakt.
• Sie kennen die Besonderheiten der Prozesse in der Erstausrüstung Automotive.
• Sie haben gute Kenntnisse in PC-Anwendungen (MS-Office, einem ERP System, idealerweise SAP, einem elektronischen Archivierungssystem), DIN-gerechter Dokumentengestaltung und Ablageorganisation und halten diese auf dem aktuellen Stand.
• Deutsch und Englisch: fließend in Wort und Schrift, weitere Fremdsprache von Vorteil.
• Sie verfügen über hohe Stressresistenz, selbständige Arbeitsweise, Eigeninitiative, Verantwortungsbereitschaft und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeit.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägte Koordinationskompetenz, wie Organisations- und Durchsetzungsvermögen

Was wir Ihnen bieten können

• Flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten sind, wo möglich, für uns selbstverständlich.
• Ein freundliches, offenes Arbeitsklima und motivierte Teams sind für uns entscheidende Erfolgsfaktoren. Deshalb bieten wir Ihnen abseits des Tagesgeschäfts spannende Projekte, in denen Sie Ihr Wissen und Ihre Erfahrung einbringen und von anderen lernen können.
• Neue Tools, Methoden und Prozesse? Kein Problem. Hilfsbereitschaft ist bei uns gern gelebte Praxis. Sie bekommen natürlich nicht nur während Ihrer Einarbeitung jederzeit die nötige Unterstützung.
• Weil Gesundheit auch für uns immer Priorität hat: Wir bieten u.a. ein betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. Rückenkurs, Grippeschutzimpfung) und Seminare zum Thema Gesundheit. Unsere Laufgruppe nimmt regelmäßig an Firmenläufen teil.
• Wir wissen, wie wichtig Weiterbildung ist. Ob externe Schulungen oder intern in unserer ACPS Academy: Wir finden einen Weg, um Sie individuell zu fördern.
• Für Ihr leibliches Wohl ist gesorgt: es gibt kostenfreie Kaffeespezialitäten, Wasserspender, Obst und eine Kantine.